Krótka odpowiedź: stawianie własnego serwera pocztowego dla jednej firmy zwykle się nie opłaca - opłaca się natomiast przestać traktować pocztę jak coś, czego nie da się ruszyć. Różnica jest w tym, kto trzyma Twoje wiadomości i czy potrafisz je stamtąd zabrać.
Piszę o tym, bo pytanie wraca po komunikacie Google: Gmail przestaje pobierać pocztę z zewnętrznych skrzynek i nagle okazuje się, że firmowa korespondencja od lat mieszka w miejscu, na które nikt nie ma wpływu.
Co jest nie tak z obecnym układem
Typowa mała firma ma pocztę „w pakiecie z hostingiem" i czyta ją w Gmailu albo w Outlooku. Działa - do dnia, w którym:
- dostawca zmienia zasady albo wyłącza funkcję (dokładnie to dzieje się teraz),
- kończy się miejsce na skrzynce i poczta zaczyna się odbijać,
- pracownik odchodzi, a razem z nim znika historia korespondencji z jego komputera,
- trzeba znaleźć ustalenie sprzed trzech lat, a wyszukiwarka pokazuje ostatnie pół roku,
- firma rośnie do pięciu adresów i nikt nie wie, na który klient napisał.
To nie są awarie. To normalne życie firmowej skrzynki - i właśnie dlatego warto o niej pomyśleć zanim zaboli.
Ile realnie kosztuje własny serwer pocztowy
| Składnik | Koszt |
|---|---|
| Serwer (VPS, 2 rdzenie / 4 GB) | ok. 25-35 zł miesięcznie |
| Domena | patrz: ile kosztuje domena |
| Konfiguracja: SPF, DKIM, DMARC, reputacja IP, filtr spamu | jednorazowo, i to jest ta trudna część |
| Utrzymanie | aktualizacje, monitoring, kopie - co miesiąc, przez kogoś |
Twarda prawda: koszt sprzętu jest śmiesznie niski, koszt wiedzy nie. Serwer pocztowy, który dostarcza wiadomości do Gmaila i Outlooka bez lądowania w spamie, wymaga poprawnych wpisów uwierzytelniających, czystego adresu IP i pilnowania reputacji. Postawienie go w godzinę to nie problem. Problemem jest to, że pół roku później Twoje faktury przestają docierać do klientów i nikt nie wie dlaczego.
Dlatego nie polecam własnego serwera pocztowego pojedynczej małej firmie. Poleca się go zwykle tym, którzy nigdy nie odbierali telefonu o dziewiątej rano z pytaniem „dlaczego nie dostaliście mojego maila".
Sensowna droga pośrednia
Rozdzielić trzy rzeczy, które zwykle są zlepione w jedno:
- Gdzie poczta przychodzi (serwer pocztowy dostawcy albo Google).
- Gdzie jest przechowywana i jak długo.
- Czym ją czytasz.
Najwięcej zyskuje się na punkcie trzecim, bo tam mieszka codzienna irytacja: przełączanie się między kartami, wyszukiwanie, które sięga płytko, i pięć adresów w pięciu miejscach.
Co buduję: MSG NEO
MSG NEO to program pocztowy, który zbiera firmowe skrzynki w jedno miejsce po Twojej stronie, a nie na cudzym koncie. W praktyce:
- kilka skrzynek w jednym oknie (
biuro@,zamowienia@,ksiegowosc@) z zachowaniem informacji, na który adres przyszła wiadomość, - wyszukiwanie po całej historii, a nie po ostatnich tygodniach,
- filtr spamu i kwarantanna,
- aplikacja na komputer - macOS i Windows, wersja na iPhone'a po nich,
- poczta zostaje u Ciebie: kopia leży tam, gdzie ją postawimy, i nikt nie zmienia zasad w trakcie gry.
Pierwsze skrzynki uruchamiam w styczniu. Jeśli i tak musisz coś zmienić przez wyłączenie pobierania poczty w Gmailu, to jest dobry moment, żeby zmienić raz, a nie dwa razy.
Chcesz być na liście pierwszych użytkowników? Napisz do mnie z dopiskiem „MSG NEO". Odezwę się, kiedy będzie gotowe - a jeśli po drodze uznam, że w Twoim przypadku wystarczy przekierowanie u dostawcy, powiem to wprost.
Najczęstsze pytania
Czy własny serwer pocztowy jest bezpieczniejszy? Sam z siebie nie. Jest bardziej Twój - to znaczy, że i korzyści, i obowiązki są po Twojej stronie.
Czy stracę dostęp do starej poczty przy przesiadce? Nie, jeśli przenosiny zrobi się przez IMAP: wiadomości kopiuje się razem z folderami. To standardowa część migracji.
Co z RODO? Poczta firmowa zawiera dane osobowe niezależnie od tego, gdzie stoi. Znaczenie ma umowa z dostawcą i to, gdzie fizycznie leżą dane - przy własnej infrastrukturze wiesz to dokładnie.
Czy muszę zmieniać adresy e-mail? Nie. Adresy są związane z Twoją domeną, a nie z dostawcą - to jedna z niewielu rzeczy w tej układance, które są w pełni Twoje.