Automatyzacje dla firm
Buduję automatyzacje, dzięki którym klient dostaje odpowiedź od razu, a nie następnego dnia. Zapytania z formularza i poczty trafiają na jedną listę, a Ty dostajesz sygnał na telefon, gdy coś jest pilne.
Value
My approach
Klient, który szuka wykonawcy, często pisze do kilku firm naraz i rozmawia z tą, która odezwie się pierwsza. Jeśli Twoja odpowiedź przychodzi następnego dnia, bywa, że rozmowa odbyła się już bez Ciebie.
Buduję automatyzacje, które zdejmują z Ciebie ten wyścig: klient dostaje potwierdzenie od razu, Ty dostajesz sygnał na telefon, a zapytania nie giną w kilku skrzynkach. Zaczynam od tego, jak dziś naprawdę pracujesz, i automatyzuję tylko to, co ma sens - bez dokładania narzędzi dla samych narzędzi.
- Odpowiedź dla klienta od razu, nie następnego dnia
- Wszystkie zapytania na jednej liście
- Sygnał na telefon, gdy coś jest pilne
To samo zapytanie, dwie drogi
Co dzieje się po wysłaniu formularza
Bez automatu
- Klient wysyła formularz o 20:00.
- Wiadomość ląduje w skrzynce, między fakturami a reklamami.
- Klient nie wie, czy ktoś ją dostał, więc pisze do kolejnej firmy.
- Rano czytasz pocztę i oddzwaniasz.
- Klient jest już umówiony z kimś innym.
Nikt tu nie zawinił. Pierwsza odpowiedź po prostu przyszła za późno.
Z automatem
- Klient wysyła formularz o 20:00.
- Po chwili dostaje potwierdzenie, że zapytanie dotarło, i wie, kiedy się odezwiesz.
- Ty dostajesz na telefon jego imię, numer i to, o co pyta.
- Zapytanie trafia na listę z oznaczeniem, czy jest pilne.
- Oddzwaniasz, kiedy klient jeszcze pamięta, o co pytał.
Klient od pierwszej minuty wie, że ktoś się nim zajmuje, i ma mniej powodów, żeby szukać dalej.
Scope
Co automatyzuję
Każdą automatyzację układam pod konkretną firmę. Najczęściej zaczynamy od obsługi zapytań, bo tam najszybciej widać efekt:
- Potwierdzenie dla klienta : po wysłaniu formularza albo maila klient od razu dostaje odpowiedź, że zapytanie dotarło, i wie, czego się spodziewać
- Powiadomienie na Twój telefon : zamiast czekać, aż zajrzysz do poczty, dostajesz krótką wiadomość z najważniejszymi danymi i numerem do oddzwonienia
- Jedna lista zapytań : zapytania z formularza i poczty trafiają w jedno miejsce, z informacją, skąd przyszły i czy ktoś już odpowiedział
- Przypomnienie, gdy nikt nie odpisał : jeśli zapytanie leży bez odpowiedzi dłużej, niż ustalimy, system przypomni o nim Tobie albo drugiej osobie w firmie
- Messenger i Instagram po godzinach : natychmiastowa odpowiedź na pierwszą wiadomość i odpowiedzi na najczęstsze pytania, także wieczorem i w weekend
- Powtarzalne zadania w firmie : przepisywanie danych między programami, raporty, porządkowanie dokumentów - wszystko, co codziennie robisz ręcznie według tego samego schematu
Overview
Jak wdrażam automatyzację
- 1
Rozmowa i mapa zapytań
Sprawdzam, skąd dziś przychodzą zapytania, kto na nie odpowiada i ile to trwa. Często już ten krok pokazuje, gdzie uciekają klienci.
- 2
Reguły i treści
Ustalamy, co dostaje klient, co dostajesz Ty i co uznajemy za pilne. Treści wiadomości zatwierdzasz, zanim cokolwiek się uruchomi.
- 3
Budowa i próby
Składam automatyzację i przepuszczam przez nią próbne zapytania, aż każda ścieżka działa tak, jak ustaliliśmy.
- 4
Uruchomienie i pomiar
Włączam automatyzację i porównuję czas pierwszej odpowiedzi przed i po. Potem zostaję na poprawki, bo reguły najlepiej dopracowuje się na prawdziwych zapytaniach.
Honestly
Czego automatyzacja nie zrobi za Ciebie
Automat odpowie w minutę, ale nie oddzwoni i nie przygotuje wyceny. Kupuje Ci czas i porządek, a rozmowę z klientem nadal prowadzi człowiek. Dlatego potwierdzenie dla klienta piszemy tak, żeby obiecywało tylko to, czego naprawdę dotrzymasz.
Nie każdej firmie opłaca się też rozbudowany system. Przy kilku zapytaniach w miesiącu często wystarczy prosta poprawka: widoczny telefon na stronie, potwierdzenie po formularzu i powiadomienie na telefon. Jeśli tak będzie u Ciebie, powiem to wprost, zamiast sprzedawać Ci więcej, niż potrzebujesz.
Frequently asked questions
Na czym budujesz automatyzacje?
Najczęściej na n8n - narzędziu do łączenia programów i usług, które można uruchomić na własnym serwerze, zamiast płacić za każdą operację w zewnętrznej platformie. Tam, gdzie wystarczy funkcja wbudowana w program, którego już używasz (na przykład automatyczne odpowiedzi w Messengerze), korzystam z niej i nie dokładam nic ponad potrzebę.
Czy muszę zmieniać stronę albo numer telefonu?
Zwykle nie. Formularz na obecnej stronie da się podpiąć do automatyzacji, a numer telefonu zostaje ten sam. Jeśli masz Stronę NEO, zgłoszenia z formularza już dziś trafiają do panelu razem z informacją, skąd przyszedł klient - automatyzacja dokłada do tego resztę.
A telefony, których nie zdążę odebrać?
Da się to obsłużyć: po nieodebranym połączeniu dzwoniący dostaje SMS z informacją, że oddzwonisz, a Ty widzisz, kto dzwonił. Wymaga to jednak przekierowania połączeń przez wirtualną centralę u operatora, więc zanim to zaproponuję, sprawdzamy, czy telefony faktycznie Ci uciekają. Koszt operatora pokazuję osobno.
Czy automat będzie wysyłał moim klientom reklamy?
Nie bez ich zgody. Potwierdzenie, że zapytanie dotarło, to obsługa wiadomości klienta, a nie reklama. Wiadomości handlowe, na przykład przypomnienia o ofercie, wysyłam tylko do osób, które się na nie zgodziły - dlatego w formularzu od razu układamy właściwe zgody.
Co z danymi moich klientów?
Przed uruchomieniem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych i ustalamy, gdzie działa automatyzacja i jak długo przechowuje dane. Automat dostaje tylko to, czego potrzebuje do pracy.
Ile to kosztuje?
To zależy od liczby kanałów i reguł, dlatego wycenę przygotowuję po krótkiej rozmowie o tym, jak dziś obsługujesz zapytania. Koszty zewnętrzne, na przykład SMS-y, pokazuję osobno, zanim cokolwiek uruchomimy - żeby nie było niespodzianek na fakturze.
Sprawdźmy, gdzie uciekają Twoje zapytania
Napisz, skąd dziś przychodzą zapytania i kto na nie odpowiada. Powiem, co warto zautomatyzować, a co zostawić tak, jak jest.
